Passo a passo para encerrar a contabilidade mensal e gerar os arquivos 3040 e 4010
Os arquivos 3040 e 4010 tem a função de transmitir os resumos dos dados contábeis para o Banco Central do Brasil (BCB).
Entendemos o documento 3040 como um documento de caráter individual e deve ser remetido mensalmente para cada instituição financeira, dentro deste documento devem ser informados os empréstimos e financiamentos, adiantamentos, operações de arrendamento mercantil, prestação de aval, fiança, compromissos de crédito não canceláveis, créditos contratados com recursos a liberar, créditos baixados como prejuízo, operações de crédito que tenham sido objeto de renegociação com retenção substancial de riscos, operações com instrumentos de pagamento pós-pagos e quaisquer outras operações ou contratos com características de crédito, que sejam assim reconhecidos pelo BCB.
Com relação ao arquivo 4010, identificamos este como um balancete, onde, este documento também é gerado mensalmente pela contabilidade e em sua geração e envio deve conter o plano contábil das instituições do sistema financeiro nacional - COSIF. O arquivo pode conter balancetes de diversos fundos, contanto que estejam associados ao mesmo administrador de carteira. Para enviar balancetes de diferentes administradores de carteira, é necessário montar e enviar mais de um arquivo.
O primeiro passo para dar início ao encerramento contábil é conferir se a data contábil está configurada com o último dia do mês em que será efetuado o fechamento, para isso, navegue através dos menus Arquivo >> Parâmetros >> Parâmetros;
Após conferir a data contábil, realize a classificação de níveis de risco, para isso, siga nos menus Contabilidade > Classificação/Importação de Níveis de Risco, e, clique na opção "Classificação de risco";
Na sequência, você deverá realizar a Slipagem através do menu Contabilidade > Slipagem Automática. Preencha os campos com as datas inicial e final do período que deseja aplicar o procedimento, e, clique na opção "Processar".
OBS: Antes de realizar o processamento, marque a caixa de seleção "Classificar e Provisionar a Carteira por Níveis de Risco".
O próximo passo é fechar o balancete, para isso acesse o menu Relatórios > Relatórios Pré-Definidos > Balancete Contábil, imprima o relatório utilizando o intervalo de datas respectivo ao mês desejado, e, após isso analise as informações exibidas.
Assim que realizar a análise das informações do balancete contábil, deveremos conferir as inconsistências através do relatórios de inconsistências alocado no menu Relatórios > Gerenciador de Relatórios > Contabilidade > Inconsistência no Balancete - Banco Central;
Neste exemplo a representação dos saldos é exibida conforme o esperado, todas com o valor zerado, no entanto, caso em alguma outra situação se depare com algum saldo diferente de zero será necessário consultar o suporte para que a equipe especializada possa conferir tal divergência.
O próximo passo é realizar a geração e validação dos arquivos 4010 e 3040, para isso, acesse o menu Contabilidade > Layouts Contábeis.
Clique em "Gerar", e, após isso na tela abaixo você irá visualizar um espelho dos dados gerados através deste arquivo, será necessário salva-lo para análise futura e encaminhamento ao BCB.
OBS: Durante o processo de geração podem ser exibidas mensagens sobre a falta de configuração de uma impressora, basta apenas confirmar a mensagem e dar sequencia nos processos.
Assim que o arquivo for salvo, realize então a validação do modelo 3040 conforme a imagem abaixo:
Assim que a validação for efetuada, serão exibidos os logs de validação, e, caso exista alguma inconsistência no arquivo, serão exibidas em lista as mensagens sobre cada erro conforme a imagem abaixo. É possível realizar a correção de alguns destes erros através do próprio módulo de validação clicando no botão de ação a direita da tela conforme destaque na mesma imagem abaixo.
Nos demais erros, será necessário conferir a mensagem e seguir a orientação da coluna "Solução", caso tenha dúvidas como proceder na correção dos erros apresentados, contate nosso suporte.