Passo a passo para encerrar a contabilidade mensal e gerar arquivos 3040 e 4010
Os arquivos 3040 e 4010 têm a função de transmitir os resumos dos dados contábeis para o Banco Central do Brasil (BCB).
Entendemos o documento 3040 como um documento de caráter individual e deve ser remetido mensalmente para cada instituição financeira, dentro do documento devem ser informados os empréstimos e financiamentos, adiantamentos, operação de arrendamento mercantil, prestação de aval, fiança, compromissos de crédito não canceláveis, créditos contratados com recursos a liberar, créditos baixados como prejuízo, operações de crédito que têm sido objeto de renegociação com retenção substancial de riscos, operações com instrumentos de pagamento pós-pagos e quaisquer outras operações ou contratos com características de crédito, que sejam assim feitas pelo BCB.
Em relação ao arquivo 4010, identifica este como um balancete, onde, este documento também é gerado mensalmente pela contabilidade e em sua geração e envio deve conter o plano contábil das instituições do sistema financeiro nacional - COSIF. O arquivo pode conter balancetes de diversos fundos, contanto que selecionados associados ao mesmo administrador de carteira. Para enviar balancetes de diferentes administradores de carteira, é necessário montar e enviar mais de um arquivo.
O primeiro passo para dar início ao encerramento contábil é conferir se um dado contábil está configurado com o último dia do mês em que será efetuado o fechamento, para isso, navegue através dos menus Arquivo >> Parâmetros >> Parâmetros;
Após conferir um dado contábil, realizar a classificação de níveis de risco, para isso, siga nos menus Contabilidade> Classificação / Importação de Níveis de Risco, e, clique na opção "Classificação de risco";
Na sequência, você deverá realizar um Slipagem através do menu Contabilidade> Slipagem Automática. Preencha os campos com os dados inicial e final do período que deseja aplicar o procedimento, clique na opção "Processar".
OBS: Antes de realizar o processamento, marque a caixa de seleção "Classificar e Provisionar a Carteira por Níveis de Risco".
O próximo passo é fechar o balancete, para isso acesse o menu Relatórios> Relatórios Pré-Definidos> Balancete Contábil, imprima o relatório utilizando o intervalo de dados ao mês desejado, e, após isso analise as informações exibidas.
Assim que realizar uma análise das informações do balancete contábil, deveremos conferir as inconsistências através do relatório de inconsistências alocado no menu Relatórios> Gerenciador de Relatórios> Contabilidade> Inconsistência no Balancete - Banco Central;
Neste exemplo a representação dos saldos é exibida conforme o esperado, todas com o valor zerado, no entanto, caso em alguma outra situação se depare com algum saldo diferente de zero será necessário consultar o suporte para que uma equipe especializada possa conferir tal divergência.
O próximo passo é realizar a geração e validação dos arquivos 4010 e 3040, para isso, acesse o menu Contabilidade> Layouts Contábeis.
Clique em "Validar, após a validação clique em "Gerar", e após isso na tela abaixo de você irá visualizar um espelho dos dados gerados através deste arquivo, será necessário para análise futura e encaminhamento ao BCB.
OBS: Durante o processo de geração podem ser exibidas mensagens sobre a falta de configuração de uma impressora, basta apenas confirmar a mensagem e dar sequencia nos processos.
Assim que o arquivo por salvo, perceba então a validação do modelo 3040 conforme a imagem abaixo:
Assim que uma validação para efetuada, será eliminada os logs de validação, e, caso exista alguma inconsistência no arquivo, será exibida na lista de mensagens sobre cada erro conforme a imagem abaixo. É possível realizar a correção de alguns erros através do próprio módulo de validação clicando no botão de ação à direita da tela conforme destaque na mesma imagem abaixo.
Nos demais erros, será necessário conferir a mensagem e seguir a orientação da coluna "Solução", caso tenha dúvidas como proceder na correção dos erros resolvidos, contate nosso suporte.